Правила и сроки хранения бухгалтерской документации в 2016 году

Автор:

Согласно 29-й статье федерального закона № 402-Ф3, любой субъект предпринимательской деятельности, будь то юрлицо или ИП, обязаны хранить документы бухгалтерии в установленном законодательством порядке. Специально для наших читателей мы подготовили спецподборку, в которой перечислили сроки хранения бухдокументации и некоторые правила, касающиеся порядка сохранения документов. Также хотелось бы напомнить, что в организациях (ООО, АО) хранение документов бухгалтерии обязано обеспечить их руководство. В свою очередь, ИП самостоятельно несут ответственность за данный процесс.

Перечень бухгалтерских документов, хранение которых обязательно

Для того чтобы познакомиться с полным перечнем документации бухгалтерии, хранить которые предписывает законодательство, достаточно обратиться к кодексу законов, регулирующих деятельность ООО/АО. В первую очередь, сюда относится так называемая первичная документация, регистры бухгалтерского учёта, а также все документы, относимые к бухотчётности. При этом законодательство требует, чтобы сроки и правила хранения документов бухгалтерии ООО были прописаны в Уставе организации, в то время как аналогичные положения для АО уже закреплены и регулируются постановлением ФКЦБ РФ № 03−33/пс.

Сроки хранения бухдокументации в нынешнем году

Хранение документации бухгалтерии предприятия осуществляется на протяжении срока, установленного законом, но не менее 60 месяцев. Сроки сохранения «первички» регулируются Налоговым кодексом, федеральным законом № 402-Ф3 и перечнем Минкульта Р Ф № 558 от 2010 г. Обратите внимание: все формы, используемые непосредственно в расчёте налогов и сборов, хранятся в архиве бухгалтерии предприятия не меньше 4-х лет (согласно ст. 23 НК РФ). Последнее требование обязательно для абсолютно всех документов бухучёта и налогового учёта, на основании которых осуществляется исчисление и уплата налогов в бюджет (включая документацию ЭСД «банк-клиент»).

В свою очередь, регистры бухучёта, бухгалтерская отчётность, а также все относящиеся к ним аудиторские заключения сохраняются на протяжении периода, обозначенного правилами архивного дела (не менее 60-ти месяцев). Документация, связанная с приобретённым компанией амортизируемым имуществом, хранится в течение всего отчётного периода, на протяжении которого такое имущество было списано с баланса или реализовано.

Правила хранения

Бухгалтерские документы юрлица или ИП должны сохраняться в специально отведённом для этой цели помещении, в сейфе или защищённых от доступа посторонних лиц шкафах. Бланки строгой отчётности хранятся в сейфах или закрытых металлических (бронированных) шкафах. Аналогичные требования предъявляются и к документам, помеченным грифом «Коммерческая тайна». Кассовые ордера и банковские выписки подлежат переплёту и сортируются в хронологическом порядке.

Все документы хранятся под личной ответственностью сотрудников бухгалтерии, уполномоченных для данной задачи главным бухгалтером предприятия или непосредственным руководителем.